image

Εγχειρίδιο Χρήσης

Περιεχόμενο

1.      Ξεκινώντας με το Λογισμικό. 4

2. Κρατήσεις. 6

2.1 Νέα / Επεξεργασία. 6

2.2 Check in / Check out. 7

2.3 Ακύρωση. 8

2.4 Νέος Πελάτης – Επεξεργασία. 8

2.5 Παραστατικό. 8

Δημιουργία.. 8

Προεπισκόπηση / Εκτύπωση. 9

Αυτόματη Ενημέρωση παραστατικού. 9

2.6 Split / Undo Split – Διαχωρισμός Κράτησης. 9

2.7 Πληρωμή. 10

2.8 Έκπτωση. 11

2.9 Κράτηση Γκρουπ. 11

2.10 Μεταφορά Δωματίου – Κράτησης. 12

2.11 Φραγή Δωματίου – Block. 13

2.12 Πρόσθετες παροχές - Πωλήσεις. 13

2.13 Εφαρμογή Πακέτου. 14

3. Πλάνο Κρατήσεων. 15

3.1 Χώρος Εργασίας και Ορθή Χρήση - Workspace and workflow.. 15

3.2 Δημιουργία κράτησης με «Drag and Drop» / Αλλαγή Κράτησης. 16

4. Πλάνο - Ημερολόγιο. 17

5. Πλάνο - Κάτοψη. 18

6. Αφίξεις και Αναχωρήσεις. 19

7. Οροφοκομία.. 19

8. Πελατολόγιο. 20

8.1 Νέος Πελάτης / Επεξεργασία / Διαγραφή. 20

8.2 Εύρεση. 21

8.3 Μαύρη Λίστα.. 21

8.4 Ιστορικό. 22

9. Αναφορές. 22

9.1 Στατιστικά.. 23

Ημερήσια Πληρότητα.. 23

Μηνιαία Πληρότητα.. 23

Μηνιαία Σύγκριση. 23

Ετήσια Σύγκριση. 23

Κορυφαία σε κράτηση Χώρα.. 23

Κορυφαία σε κράτηση Πηγή. 23

9.2 Παρακολούθηση. 24

Προσφορές – Πακέτα.. 24

Ταξιδιωτικά Γραφεία. 24

Τρόποι Πληρωμής. 24

Κατηγορίες Εγγύησης. 24

Κατηγορίες Οροφοκομίας. 24

Προβολή Πελατολόγιου. 24

Λίστα Δωματίων. 24

Μαύρη Λίστα.. 24

Χρήστες. 25

Τιμοκατάλογος. 25

Πρόσθετες Παροχές – Πωλήσεις. 25

Τύποι Δωματίων. 25

9.3 Κρατήσεις. 26

In House. 26

Αφίξεις. 26

Αναχωρήσεις. 26

Αφίξεις και Αναχωρήσεις. 26

Κρατήσεις από. 26

Κρατήσεις που έγιναν Στις / Από. 26

Διαθέσιμα Δωμάτια. 26

Εξαντλημένα Δωμάτια.. 27

Ακυρώσεις. 27

Οροφοκομία.. 27

Φραγμένα Δωμάτια. 27

Αναφορά Αστυνομίας. 27

9.4 Οικονομικά.. 28

Σύνοψη Ταμείου. 28

Δραστηριότητα Ημέρας. 28

Έσοδα από. 28

Προβλεπόμενα Έσοδα.. 28

Συγκεντρωτική Είσπραξης φόρου. 28

Προβλεπόμενη Είσπραξη Φόρων. 28

Προμήθεια.. 28

Υπόλοιπο – Πιστωτικό Πελάτη. 29

Εκκρεμείς Πληρωμές. 29

10. Ρυθμίσεις. 30

10.1 Γενικά.. 30

10.2 Χρήστες και Δικαιώματα.. 31

10.3 ΦΠΑ και Πρόσθετοι Φόροι 32

10.4 Δωμάτια και Τιμές. 34

Τύποι Δωματίων. 34

Δωμάτια Προσθήκη / Επεξεργασία. 35

Τιμοκατάλογος. 36

Πακέτα - Προσφορές. 37

Πρόσθετες Παροχές - Πωλήσεις. 38

10.5 Ταξιδιωτικά Γραφεία.. 39

10.6 Τρόποι Πληρωμής. 39

10.7 Κατηγορίες Εγγύησης. 41

10.8 Οροφοκομία.. 42

10.9 Ρυθμίσεις Email και Επιστολών. 42

11. Διαχείριση Βάσης Δεδομένων. 44

11.1 Δημιουργία / Επαναφορά Αντίγραφου Ασφαλείας. 44

11.2 Εισαγωγή / Εξαγωγή Δεδομένων. 45

11.3 Εκκαθάριση / Επιδιόρθωση Βάσης Δεδομένων. 45

12. Έλεγχος για ενημερώσεις του Λογισμικού. 46

13. Σχετικά με την Novus Conceptus. 46

14. Αρχείο καταγραφής και κωδικοί σφαλμάτων. 46

 


 

1.    Ξεκινώντας με το Λογισμικό

 

Λογισμικό Διαχείρισης Κρατήσεων! Δεν έχει σημασία τι είδους κατάλυμα (πολύ μικρά έως μεγάλα Ξενοδοχεία, Διαμερίσματα, Μοτέλ, Ξενώνες, Ενοικιαζόμενα δωμάτια, Κάμπινγκ) τρέχετε, το λογισμικό μας είναι για κάθε επαγγελματία, ανεξαρτήτως ηλικίας και πολύ εύχρηστο. Στόχος μας είναι να παρέχουμε ένα εύκολο στη χρήση λογισμικό σε πολύ οικονομική τιμή που υποστηρίζεται από την ποιότητα των υπηρεσιών χωρίς να την ανάγκη μηνιαίου τέλους για το χρήστη.

 

Ελάχιστες Απαιτήσεις Συστήματος

ü  Επεξεργαστής: 1 gigahertz (GHz) ή ταχύτερο επεξεργαστή

ü  Μνήμη RAM: 512 MB of RAM

ü  Σκληρός Δίσκος: 50 MB του διαθέσιμου χώρου για την εγκατάσταση

ü  Οθόνη: 1024 x 768 display (1280Χ1024 προτείνεται)

ü  Επιπλέον: MS-Word απαιτείται για τη χρήση των προσαρμοσμένων Παραστατικών

 

 

 

imageΕγκατάσταση:

 

 

 

 

 

 

 

 

 

1.       Επιλέξτε την γλώσσα της εγκατάστασης και πιέστε ΟΚ.

 

 

2.       Στην συνέχεια πιέστε Επόμενο και θα πρέπει να αποδεχτείτε τους όρους της Αδείας Χρήσης και έπειτα πάλι επόμενο.

image

 

 

 

 

 

 

 

 

 

3.       Πιέστε εύρεση σε περίπτωση που θέλετε να επιλέξετε άλλον φάκελο εγκατάστασης αλλιώς αφήστε το ως έχει και πιέστε Επόμενο.

 

 

4.       Τέλος πατήστε επόμενο έως ότου εμφανιστεί το κουμπί Εγκατάσταση και ολοκληρώστε την εγκατάσταση.

 

 

image

Εάν κατά την εγκατάσταση εμφανιστεί σφάλμα παρόμοιο με το παραπάνω, παρακαλώ κάντε δεξί κλικ στο αρχείο της εγκατάσταση και εκτελέστε το ως διαχειριστής.

 

Για την ΟΡΘΗ ΧΡΗΣΗ του λογισμού θα πρέπει να κάνετε κατ’ ελάχιστο τις ακόλουθες Ρυθμίσεις.

§  Συμπληρώστε τα Στοιχεία της Επιχείρησης στο Μενού à Γενικά

§  Εφαρμόστε το ΦΠΑ που ορίζει ο νόμος

§  Ομαδοποιήστε τα δωμάτια που έχετε σε κατηγορίες.

§  Προσθέστε τα δωμάτια που διαθέτετε.

§  Συμπληρώστε τα ταξιδιωτικά γραφεία, τους Τρόπους Πληρωμής που δέχεστε καθώς και τους τύπους εγγύησης που διαθέτετε.

 

 

2. Κρατήσεις

2.1 Νέα / Επεξεργασία

Για να προσθέσετε κράτηση απλά πιέστε το κουμπί «Νέα Κράτηση» στο αριστερό επάνω μέρος του πλάνου κρατήσεων είτε κάντε δεξί κλικ οπουδήποτε στο πλάνο για να σας εμφανίσει το μενού είτε μαρκάροντας με το ποντίκι το δωμάτιο που θέλετε και κρατώντας πατημένο το δεξί κλικ του ποντικιού.

Και στις τρείς περιπτώσεις θα σας εμφανιστεί το παραπάνω (βλέπε εικόνα) παράθυρο Νέα Κράτηση, όπου υπάρχουν 4 Καρτέλες.

.image

·         Στοιχεία Κράτησης

Εδώ συμπληρώνετε τα στοιχεία του πελάτη καθώς και τα απαραίτητα για εσάς στοιχεία της κράτησης.

Εάν ο Πελάτης είναι Νέος συμπληρώστε τα πεδία Όνομα, Επώνυμο και εφόσον θέλετε να προσθέσετε επιπλέον στοιχεία του, πιέστε το κουμπί «Καρτέλα Πελάτη»

Σε περίπτωση που ο πελάτης είναι επαναλαμβανόμενος αρκεί να πατήστε το βελάκι δίπλα από το πεδίο «Κωδικός» και να κάνετε εύρεση του Πελάτη χωρίς να πρέπει να ξαναπεράστε τα πλήρη στοιχεία του.

·         Ομαδική Κράτηση

H καρτέλα αυτή θα σας εμφανιστεί εφόσον έχετε κάνει αποθήκευση τουλάχιστον μία φορά την Νέα Κράτηση.

Στην συνέχεια προθέτεται όσα επιπλέον Δωμάτια θέλετε καθώς και τον κάθε Νέο Πελάτη.

·         Σημειώσεις

Απαραίτητο για να κρατάτε δικές σας προσωπικές σημειώσεις της εκάστοτε κράτησης.

·         Τιμολόγηση

Εδώ είναι η βασική καρτέλα τιμολόγησης και έκδοσης παραστατικού της Κράτησης.

 

 

2.2 Check in / Check out

Στο πλάνο κρατήσεων κάνοντας δεξί κλικ στην Κράτηση θα εμφανιστεί το μενού όπου θα βρείτε τις επιλογές «Check In» και «Check Out» με τις οποίες μπορείτε να μαρκάρετε την κράτηση ως Αφίχθηκε ή Αναχώρησε ή ακόμα και να κάντε αναίρεση της εντολής.

image

 

 

 

 

 

 

 

Σας παρέχετε επίσης η δυνατότητα να σημειώσετε την ώρα Άφιξης / Αναχώρησης της εκάστοτε κράτησης.

Υπάρχει ένα προκαθορισμένο χρώμα για την εμφάνιση του Check In / Out στο πλάνο.

Το χρώμα αυτό μπορεί να αλλάξει. (βλέπε ενότητα Ρυθμίσεις -> Γενικά )

Σε περίπτωση που έχει αναχωρήσει ο Πελάτης και υπάρχει εκκρεμείς πληρωμή θα εμφανίζετε η κράτηση με χρώμα κόκκινο καθώς και με σύμβολο (€).

Η δυνατότητα αναίρεσης του Check In/Out εμφανίζετε εφόσον έχετε εκτελέσει κατά περίπτωση ένα Check In/Out.

 

 

2.3 Ακύρωση

Στο πλάνο κρατήσεων κάνοντας δεξί κλικ στην Κράτηση θα εμφανιστεί το μενού όπου θα βρείτε την επιλογή «Ακύρωση» με την οποία μπορείτε να ακυρώσετε την επιλεγμένη με το ποντίκι κράτηση.

 

2.4 Νέος Πελάτης – Επεξεργασία

Στην ενότητα αυτή θα βρείτε χρήσιμες συμβουλές Εύρεσης υπάρχοντος πελάτη.

image

Η αναζήτηση ξεκινάει αυτόματα και αρκεί να συμπληρώστε ένα από τα πεδία που γνωρίζετε όπως Κωδικός Πελάτη, Επώνυμο, Όνομα, Τηλέφωνο, Κινητό, Φαξ, Εταιρεία, Email, Πόλη, ΤΚ ή Χώρα.

Σε περίπτωση που δεν υπάρχει ο πελάτης απλά πιέστε το κουμπί «Νέος Πελάτης» για να καταχωρήστε τον Νέο σας Πελάτη.

 

 

2.5 Παραστατικό

Δημιουργία

Για να λάβει αύξων αριθμό το παραστατικό σας θα πρέπει εφόσον θέλετε να το εκδώσετε να πιέσετε το κουμπί τις ανανέωσης που βρίσκετε δίπλα από τον αύξων αριθμό.

Αυτό με την σειρά του βρίσκει τον τελευταίο αριθμό που έχετε εκδώσει και σας τον αντιστοιχεί. Παράδειγμα: Εάν το τελευταίο παραστατικό είχε τον ΑΑ 5 τότε το επόμενο θα λάβει τον αριθμό 6.

Για ακύρωση απλά πιέστε το κόκκινο κουμπί με το «x». Αυτό αναιρεί τον αριθμό που έχετε εκδώσει.

imageimage

*Εάν απλά θέλετε να εκτυπώσετε το παραστατικό πιο νωρίς από την έκδοση του, δεν χρειάζεται να το πατήσετε. Κοινώς το πατάτε μόνο όταν θέλετε να κοπεί η απόδειξη.

 

Προεπισκόπηση / Εκτύπωση

Μια προεπισκόπηση του παραστατικού σας με ή χωρίς αύξων αριθμό την οποία μπορείτε να εκτυπώσετε και σαν προ-τιμολόγηση.

 

Αυτόματη Ενημέρωση παραστατικού

Η αυτόματη ενημέρωση κλειδώνει / ξεκλειδώνει το παραστατικό από πιθανές αλλαγές στις τιμές και στο ΦΠΑ.

 

 

2.6 Split / Undo Split – Διαχωρισμός Κράτησης

Ο διαχωρισμός κράτησης ή αλλιώς Split Reservation σας παρέχει την δυνατότητα να μεταφέρετε ένα δωμάτιο από μια ημερομηνία και μετά σε κάποιο άλλο δωμάτιο.

Παράδειγμα: Πελάτης βρίσκετε ήδη στο κατάλυμά σας και αποφασίζει να μείνει επιπλέον 5 μέρες. Όμως το δωμάτιο που βρίσκετε αυτή τη στιγμή δεν είναι άδειο για τις επόμενες 5 μέρες, αλλά είναι κάποιο άλλο. Επομένως επιλέγετε Split και αυτό με την σειρά του θα μεταφέρει την κράτηση του πελάτη στο διαθέσιμο δωμάτιο και στην ημερομηνία που θα επιλέξετε για τις επόμενες ημέρες.

image

Εφόσον γίνει διαχωρισμός παρέχετε η δυνατότητα αναίρεσης του διαχωρισμού.

Η επιλογή αυτή είναι μόνο για την ανώτερο περίπτωση. Εάν επιθυμείτε μεταφορά δωματίου δηλαδή μεταφορά κράτησης, τότε επιλέγουμε αντί για «Split Κράτησης» την επιλογή «Μεταφορά δωματίου» (βλέπε ενότητα Μεταφορά Δωματίου).

 

 

2.7 Πληρωμή

image

Ανάλογα με τους τρόπους πληρωμής (βλέπε Ρυθμίσεις -> Τρόποι Πληρωμής) που έχετε προσθέσει θα σας εμφανίζετε εδώ η επιλογή να επιλέξετε με ποιόν τρόπο έχει γίνει η ολική ή μερική εξόφληση του εκάστοτε παραστατικού. Στην συνέχεια επιλέγετε το ποσό που έχει εξοφληθεί και πιέζετε το κουμπί «Πληρωμή» για να προστεθεί η εγγραφή αυτή.

 

 

2.8 Έκπτωση

image

Εφαρμογή έκπτωσης στην επιλεγμένη κράτηση για μία στήλη μόνο ή για όλες τις στήλες που υπάρχουν, όπως σε περίπτωση κάποιας πρόσθετης χρέωσης του δωματίου πχ. Νερό, Επιπλέον Κρεβάτι κτλ.

 

 

 

2.9 Κράτηση Γκρουπ

Εφόσον έχετε κρατήσεις από Γκρουπ αυτή η καρτέλα θα σας γλυτώσει από πολύ κόπο. Για να περάσετε κρατήσεις μαζικές – Γκρουπ θα πρέπει να περάσετε την πρώτη κράτηση στο πλάνο και να την αποθηκεύσετε.

image

Έπειτα ανοίξτε πάλι την κράτηση και θα σας εμφανιστεί η καρτέλα «Ομαδική Κράτηση» στην οποία το μόνο που πρέπει να κάνετε για κάθε επιπλέον πελάτη του ιδίου Γκρουπ είναι να πατήσετε το κουμπί με το «συν» ( ή το «πλην» για διαγραφή) και να επιλέξετε τον πελάτη και το δωμάτιο.

 

 

2.10 Μεταφορά Δωματίου – Κράτησης

image

Η επιλογή αυτή σας επιτρέπει να μεταφέρεται ολόκληρη την κράτηση σε άλλο δωμάτιο, κοινώς αλλαγή δωματίου.

 

 

2.11 Φραγή Δωματίου – Block

Υπάρχουν περιπτώσεις όπως συντήρηση δωματίου ή κάποια βλάβη ή μερική ανακαίνιση που χρειάζεται καιρό να αντιμετωπιστεί και το δωμάτιο είναι εκτός λειτουργίας. Η επιλογή αυτή σας επιτρέπει να κλείσετε το επιλεγμένο δωμάτιο για όσο χρονικό διάστημα απαιτείτε με αποτέλεσμα να μην μπορεί να γίνει κάποια κράτηση από πιθανό πελάτη.

image

Επιλέγετε το διάστημα που απαιτείτε να γίνει η φραγή και το δωμάτιο.

 

2.12 Πρόσθετες παροχές - Πωλήσεις

image

Μεγιστοποιείστε τα έσοδα σας με την προσθήκη εξτρά όπως το πρωινό, ειδικά πακέτα, σάουνα, τηλεόραση, κλιματισμό, Wi-Fi και χώρος στάθμευσης που οι επισκέπτες μπορούν να προσθέσουν στη διαμονή τους κατά τη στιγμή της κράτησης!

Όλα αυτά τα πρόσθετα μπορούν να προστεθούν. (Βλέπε ενότητα Ρυθμίσεις -> Πρόσθετες Παροχές - Πωλήσεις)

 

2.13 Εφαρμογή Πακέτου

image

Δημιουργήστε Πακέτα Προσφορών και εφαρμόστε τα στις κρατήσεις σας. Ένα πακέτο προσφορών για παράδειγμα θα μπορούσε να είναι (Προσφορά Σαββατοκύριακο -30%).

Για να δημιουργήσετε προσφορές μεταβείτε στην ενότητα Ρυθμίσεις -> Πακέτα – Προσφορές

 

3. Πλάνο Κρατήσεων

imageB àimageimageß AΓ àimage

3.1 Χώρος Εργασίας και Ορθή Χρήση - Workspace and workflow

Το Πλάνο κρατήσεων είναι η καρδιά των επιχειρήσεων του εκάστοτε καταλύματος. Όλες οι κρατήσεις εμφανίζονται σε ένα εύκολο διαδραστικό Πλάνο με ζωντανή ροή καθιστώντας το γραφείο σας πιο εύχρηστο και αποτελεσματικό.

Για σας διευκολύνουμε χωρίσαμε το πλάνο σε τρεις τομείς τους Α,Β και Γ.

Ø  Ο τομέας Α περιέχει όλες τις πληροφορίες που θα χρειαστείτε για οποιαδήποτε κράτηση στο πλάνο. Από Νέα Κράτηση, Μεταφορά Δωματίου έως και προβολή του Παραστατικού. Επίσης μπορείτε εύκολα να μεταβείτε στο πλάνο σας στον επόμενο μήνα, Έτος κτλ.

Έχουμε προσθέσει και μια λειτουργία εύκολης πρόσβασης Διαθεσιμότητας, στην οποία αρκεί να ορίσετε μια πιθανή ημερομηνία που αναζητάει πελάτης σας και να σας εμφανίσει όλα τα διαθέσιμα ελευθέρα δωμάτια σας καθώς και τις τιμές τους,

 

Ø  Ο τομέας Β είναι η καρδία της Επιχείρησης σας. Εμφανίζει όλες τις κρατήσεις που υπάρχουν, για οποιοδήποτε χρονικό διάστημα και σε ζωντανή ροή. Οποίες αλλαγές πραγματοποιούνται εμφανίζονται απευθείας.

 

Ø  Ο τομέας Γ σας δίνει την δυνατότητα να μεταβείτε γρήγορα στο πλάνο σε επιλεγμένους μήνες, καθώς και μία γρήγορα όψη με τα στοιχεία του πελάτη. Επίσης στο δεξί μέρος περιέχει μια κλειδαριά η οποία ξεκλειδώνει το πλάνο έτσι ώστε να μπορέσετε να τροποποιήσετε τις μέρες μιας κράτησης απλά σύροντας με το ποντίκι στο κάτω δεξί μέρος μιας κράτησης. Υπάρχουν αλλά δυο εικονίδια, το πρώτο σας δίνει μια ερμηνεία χρωμάτων των κρατήσεων και το μεσαίο είναι για μεγέθυνση, σμίκρυνση και αυτόματη στοίχιση του πλάνου στην οθόνη σας.

 

3.2 Δημιουργία κράτησης με «Drag and Drop» / Αλλαγή Κράτησης

 

Για προσθήκη κράτησης με Drag and Drop, απλά

1 à μεταβείτε με τον κέρσορα του ποντικιού σας στο Δωμάτιο και στην πρώτη μέρα της επερχόμενης νέας κράτησης,

2 à στην συνέχεια κρατώντας πατημένο το αριστερό κουμπί του ποντικιού σύρετε έως την ημερομηνία αναχώρησης της κράτησης και

3 à απελευθερώστε το κουμπί του ποντικιού.

image

Αποτέλεσμα: Ανοίγει το παράθυρο της Νέας Κράτησης με επιλογή το δωμάτιο και της ημερομηνίες που εσείς ορίσατε.

 

4. Πλάνο - Ημερολόγιο

 

Ρίξτε μια γρήγορη ματιά των κρατήσεων σας καθώς και την διαθεσιμότητα στο ημερολόγιο. Δημιουργήστε, επεξεργαστείτε, ακυρώστε, μεταφέρετε ή τιμολογήστε κρατήσεις απευθείας πάνω στο πλάνο ημερολογίου.

image

 

Επιλέγοντας μια ημερομηνία στο πλάνο αυτό, σας εμφανίζονται στη δεξιά στήλη τυχόν κρατήσεις που υπάρχουν για την ημέρα αυτή καθώς και η κατάσταση της κράτησης όπως Άφιξη, Αναχώρηση κτλ.

Διευκολύνοντας το μάτι για ένα πιο ξεκάθαρο πλάνο, έχουμε ορίσει μια σειρά από χρωματικούς συνδυασμούς που ανάλογα με την διαθεσιμότητα αλλάζει και το χρώμα.

 

Η χρωματική αυτοί συνδυασμοί επεξηγούνται στο κάτω δεξί μέρος του πλάνου.


 

5. Πλάνο - Κάτοψη

Μπορείτε να δημιουργήσετε τη δική σας κάτοψη της επιχείρησης σας και να έχετε πανοραμική προβολή διαθεσιμότητας.

Αυτό το χαρακτηριστικό είναι ιδιαίτερα χρήσιμο σε περίπτωση που διαχειρίζεστε μεγάλες μονάδες ή Κατασκηνώσεις – Κάμπινγκ, καθώς σας επιτρέπει γρήγορες ματιές σε διαθεσιμότητα και κρατήσεις.

Ανάλογα με την διαθεσιμότητα για την ημερομηνία που επιλέγεται εμφανίζετε το κάθε δωμάτιο με ένα χρώμα είτε κόκκινο (Μη Διαθέσιμο – Κατειλημμένο δωμάτιο) είτε πράσινο (Διαθέσιμο – Ελεύθερο δωμάτιο).

image

 

Για να προσαρμόσετε τα εικονίδια στη διάταξη που επιθυμείτε, απλά πιέστε το κουμπί με την κλειδαριά στο κάτω δεξί μέρος του λογισμικού και αφού «ξεκλειδώσει» θα μπορείτε να σύρετε τα εικονίδια στην κάτοψη σας κρατώντας πιεσμένο το δεξί κουμπί του ποντικιού.

 

Η εικόνα της κάτοψης σας μπορεί να είναι σε μία από τις παρακάτω μορφές:

§  Εικόνα Bitmap (.bmp)

§  Εικόνα Jpeg (.jpg)

§  Εικόνα PNG (.png)

 

Συνίσταται το αρχείο να μην είναι μεγαλύτερο από 2 ΜΒ.


 

 

6. Αφίξεις και Αναχωρήσεις

image

Η καρτέλα αυτή εμφανίζει τους πελάτες σας που φθάνουν ή αναχωρούν σε μια επιλεγμένη ημερομηνία με την ικανότητα να διαχειρίζεστε και να δείτε όλες τις λεπτομέρειες κράτησης, Σημειώσεις πελατών, Πληρωμές, Υπόλοιπα κτλ.

 

 

7. Οροφοκομία  

image

Προσθέστε το δικό σας τύπο καθαριότητας όπως για παράδειγμα καθημερινή καθαριότητα, αλλαγή πετσετών ή κλινοσκεπασμάτων, γενική καθαριότητα (βλέπε ενότητα Ρυθμίσεις -> Οροφοκομία) και το λογισμικό θα δημιουργεί αυτόματα καθημερινές αναφορές καθαριότητας με βάση την συχνότητα που έχετε ορίσει!  Δείτε γρήγορα ποιο δωμάτιο είναι καθαρό και δώστε προτεραιότητα καθαριότητας σε κάθε αναχώρηση.

 

8. Πελατολόγιο  

8.1 Νέος Πελάτης / Επεξεργασία / Διαγραφή

image

Η καρτέλα αυτή περιέχει όλα τα απαραίτητα για εσάς στοιχεία του εκάστοτε Πελάτη.

 

 

8.2 Εύρεση

image

Στην ενότητα αυτή θα βρείτε χρήσιμες συμβουλές Εύρεσης υπάρχοντος πελάτη.

Η αναζήτηση ξεκινάει αυτόματα και αρκεί να συμπληρώστε ένα από τα πεδία που γνωρίζετε όπως Κωδικός Πελάτη, Επώνυμο, Όνομα, Τηλέφωνο, Κινητό, Φαξ, Εταιρεία, Email, Πόλη, ΤΚ ή Χώρα.

Σε περίπτωση που δεν υπάρχει ο πελάτης απλά πιέστε το κουμπί «Νέος Πελάτης» για να καταχωρήστε τον Νέο σας Πελάτη.

8.3 Μαύρη Λίστα

Μια πολύ σημαντική λεπτομέρεια που σας υπενθυμίζει ποιος πελάτης σας είναι σοβαρός και ποιος όχι. Σημειώνετε για αδικαιολόγητη μη εμφάνιση - αδικαιολόγητη συμπεριφορά

 

 

8.4 Ιστορικό

image

Το ιστορικό σας δίνει μια γρήγορη εικόνα για επαναλαμβανόμενους πελάτες και σας παρέχει πλήρες πληροφορίες για τυχόν προηγούμενες κρατήσεις, τιμές καθώς και ημερομηνίες.

 

9. Αναφορές

Οι αναφορές έχουν κατηγοριοποιηθεί σε τέσσερις κατηγορίες. ΟΙ κατηγορίες είναι τα Στατιστικά, η Παρακολούθηση, οι Κρατήσεις και τα Οικονομικά.

 

9.1 Στατιστικά

image

Ημερήσια Πληρότητα

Ένα πλάνο Ημερήσιας διαθεσιμότητας που εμφανίζει τα διαθέσιμα και μη διαθέσιμα δωμάτια για το διάστημα που ορίσατε, τα έσοδα ανά ημέρα καθώς και το ποσοστό πληρότητας

 

Μηνιαία Πληρότητα

Ένα πλάνο Μηνιαίας διαθεσιμότητας που εμφανίζει τα διαθέσιμα και μη διαθέσιμα δωμάτια για το διάστημα που ορίσατε, τα έσοδα ανά Μήνα καθώς και το ποσοστό πληρότητας

 

Μηνιαία Σύγκριση

Εμφανίζει ένα γράφημα με το διάστημα που επιλέγετε με την ροή όλων των μηναίων εσόδων σας.

 

Ετήσια Σύγκριση

Εμφανίζει ένα γράφημα με το διάστημα που επιλέγετε με την ροή όλων των ετήσιων εσόδων σας.

 

Κορυφαία σε κράτηση Χώρα

Χρήσιμο γράφημα με τις κορυφαίες σε κράτηση Χώρες των πελατών σας. Σας δίνει μια γρήγορη ματιά των καλύτερων ανά χώρα πελατών σας.

 

Κορυφαία σε κράτηση Πηγή

Χρήσιμο γράφημα με τις κορυφαίες σε κράτηση πηγές Κρατήσεων των πελατών σας. Οι πηγές μπορεί να είναι Ιντερνέτ, Τηλέφωνο, Booking, διαφήμιση και λοιπά.


 

 

9.2 Παρακολούθηση

image

Προσφορές – Πακέτα

Εμφανίζει όλες τις διαθέσιμες Προσφορές – Πακέτα που έχετε εν ισχύ στο πρόγραμμα.

 

Ταξιδιωτικά Γραφεία

Εμφανίζει όλα τα Ταξιδιωτικά Γραφεία που έχετε εισάγει στο λογισμικό.

 

Τρόποι Πληρωμής

Εμφανίζει όλους τους Τρόπους Πληρωμής που έχετε εισάγει στο λογισμικό.

 

Κατηγορίες Εγγύησης

Εμφανίζει όλα τις κατηγορίες Εγγύησης που έχετε εισάγει στο λογισμικό.

 

Κατηγορίες Οροφοκομίας

Εμφανίζει όλα τα είδη καθαριότητας που έχετε εισάγει στο λογισμικό.

 

Προβολή Πελατολόγιου

Εμφανίζει μια σύντομη αναφορά με το Πελατολόγιο σας. Για αναλυτική αναφορά πιέστε το κουμπί εμφάνιση λεπτομερής αναφοράς.

 

Λίστα Δωματίων

Εμφανίζει όλα τα Δωμάτια που έχετε εισάγει στο λογισμικό.

 

Μαύρη Λίστα

Εμφανίζει μια αναφορά με τους Πελάτες που βρίσκονται στην Μαύρη Λίστα

 

Χρήστες

Εμφανίζει όλα τους Χειριστές του λογισμικό.

 

Τιμοκατάλογος

Εμφανίζει τον μηναίο τιμοκατάλογο για την περίοδο που σας ενδιαφέρει

 

Πρόσθετες Παροχές – Πωλήσεις

Εμφανίζει όλα τις Πρόσθετες Παροχές - Πωλήσεις που έχετε εισάγει στο λογισμικό.

 

Τύποι Δωματίων

Εμφανίζει όλα τους τύπους Δωματίων που έχετε εισάγει στο λογισμικό.

 

 

9.3 Κρατήσεις

image

In House

Αναφορά με τις κρατήσεις που έχουν κάνει Check in.

 

Αφίξεις

Εμφανίζει μια λίστα με όλες τις αφίξεις για τα διάστημα που ορίσατε. Μπορεί να ταξινομηθεί κατά όποιον τύπο θέλετε και εμφανίζει τα στοιχεία του πελάτη καθώς και σημαντικές λεπτομέρειες τις κράτησης.

 

Αναχωρήσεις

Εμφανίζει μια λίστα με όλες τις αναχωρήσεις για τα διάστημα που ορίσατε.

Μπορεί να ταξινομηθεί κατά όποιον τύπο θέλετε και εμφανίζει τα στοιχεία του πελάτη καθώς και σημαντικές λεπτομέρειες τις κράτησης.

 

Αφίξεις και Αναχωρήσεις

Παρόμοια με τις 2 λίστες παραπάνω (Αφίξεις, Αναχωρήσεις) με τη διαφορά πως εμφανίζει όλες τις Αφίξεις και Αναχωρήσεις σε μία μόνο αναφορά.

 

Κρατήσεις από

Εδώ μπορείτε να δείτε συγκεκριμένες κρατήσεις ανά χώρα, Εταιρεία, Γραφείο κτλ. που έχουν πραγματοποιηθεί. Χρήσιμο για να διαχωρίζετε και ελέγχετε τα έσοδα από Ταξιδιωτικά Γραφεία ή Προσφορές σας .

 

Κρατήσεις που έγιναν Στις / Από

Μια αναφορά που σας εμφανίζει τον χειριστή που πρόσθεσε μια κράτηση καθώς και την ημερομηνία.

 

Διαθέσιμα Δωμάτια

Εμφανίζει τα διαθέσιμα δωμάτια για την περίοδο που ορίζετε.

 

Εξαντλημένα Δωμάτια

Εμφανίζει τα εξαντλημένα δωμάτια για την περίοδο που ορίζετε.

 

Ακυρώσεις

Εμφανίζει όλες τις ακυρώσεις για την περίοδο που ορίζετε.

 

Οροφοκομία

Το πλάνο καθαριότητας για την ημερομηνία που ορίζετε.

 

Φραγμένα Δωμάτια

Μια λίστα με τα Φραγμένα δωμάτια που έχετε εισάγει.

 

Αναφορά Αστυνομίας

Μια τυπική λίστα για την αστυνομία με τα στοιχεία του πελάτη.

 

 

9.4 Οικονομικά

image

Σύνοψη Ταμείου

Εμφανίζει όλες τις κινήσεις του ταμείου που πραγματοποιήθηκαν σε μία μέρα.

 

Δραστηριότητα Ημέρας

Η δραστηριότητα ημέρας εμφανίζει μια λίστα όλες τις Κρατήσεις που έγιναν σε ένα διάστημα, τα Check in / Out, τις ακυρώσεις και την κίνηση του ταμείου

 

Έσοδα από

Αναφορά με τα έσοδα ανά κατηγορία που επιλέγετε.

 

Προβλεπόμενα Έσοδα

Αναφορά με όλα τα έσοδα που αναμένονται να εισέλθουν στο ταμείο.

Κοινώς εικόνα του συνολικού  ποσού των κρατήσεων σας, είτε έχουν έρθει οι πελάτες είτε όχι.

 

Συγκεντρωτική Είσπραξης φόρου

Ο φόρος που αντιστοιχεί στα παραστατικά που έχετε εκδώσει

 

Προβλεπόμενη Είσπραξη Φόρων

Ο προβλεπόμενος φόρος που αντιστοιχεί στα παραστατικά που πιθανώς θα εκδώσετε

 

Προμήθεια

Μια αναφορά με την προμήθεια που σας κρατάνε τα Ταξιδιωτικά Γραφεία ή το τραπεζικό σας ίδρυμα.

 

Υπόλοιπο – Πιστωτικό Πελάτη

Σε περίπτωση που κάποιος πελάτης έχει πληρώσει προκαταβολή αλλά ακυρώσει την κράτηση, το ποσό αυτό μπορεί να θεωρηθεί πιστωτικό και να χρησιμοποιηθεί κάποια άλλη φορά. Εδώ βλέπετε το διαθέσιμο πιστωτικό του κάθε πελάτη εφόσον υπάρχει.

 

Εκκρεμείς Πληρωμές

Αναφορά με αναμονή πληρωμών σε περίπτωση που έχει γίνει Check Out.


 

 

10. Ρυθμίσεις              

10.1 Γενικά   

Χωρισμένο σε 4 κατηγορίες:

image

Επιχείρηση όπου συμπληρώνονται τα στοιχεία της Επιχείρησης καθώς και το λογότυπο.

 

Αντίγραφα Ασφαλείας οπού μπορείτε να ενεργοποιήσετε / απενεργοποιήσετε την αυτόματη διαδικασία δημιουργίας αντιγράφου ασφαλείας (Backup) καθώς και τις συχνότητα.

Γενικά όπου συμπληρώνονται οι προεπιλογές των κρατήσεων, όπως την συνήθεις ώρα άφιξης του πελάτη, το ποσοστό της προκαταβολής που δέχεστε, το νόμισμα και κυρίως την Γλώσσα του λογισμικού.

Ρυθμίσεις Πλάνου. Εδώ μπορείτε να ορίσετε τους δικούς σας χρωματικούς συνδυασμούς για κάθε κατάσταση κράτησης. Για παράδειγμα ένα ορίσετε με κόκκινο χρώμα την επιλογή «Χρώμα Check In» τότε για κάθε δωμάτιο που έχει γίνει Check In το χρώμα της κράτησης στο πλάνο θα εμφανίζετε με κόκκινο.

Επίσης υπάρχουν οι επιλογές Εμφάνιση απαιτήσεων, Πρακτορείων και τηλεφώνου τις οποίες επιλέγετε εφόσον επιθυμείτε να φαίνονται και αυτά τα στοιχεία απευθείας στο πλάνο σας.

Ρυθμίσεις Κάτοψης. Για να χρησιμοποιήσετε την λειτουργία της κάτοψης (βλέπε ενότητα Πλάνο – Κάτοψη) θα πρέπει αν ορίσετε μια φωτογραφία του χώρου σας.

Στην συνέχεια από την ρύθμιση Πλάτος, Ύψος και Ακτίνα μπορείτε να προσαρμόσετε τα κουμπιά που θα εμφανίζονται ανάλογα με τις απαιτήσεις σας.

 

10.2 Χρήστες και Δικαιώματα

Μπορείτε να προσθέσετε όσους χρήστες θέλετε και να αντιστοιχίσετε σε καθένα δικαιώματα πρόσβασης στο λογισμικό.

image

Για παράδειγμα το προσωπικό στην Ρεσεπτιον που δεν χρειάζεται να βλέπει τις αναφορές και δεν έχει δικαίωμα έκπτωσης μπορεί να αποκλειστεί από αυτή τη δυνατότητα.

 

 Ενώ αντίθετα άλλος μπορεί να αποκτήσει πλήρη δικαιώματα χρήσης.

image

 

Κάθε δυνατότητα στο λογισμικό μπορεί να περιοριστεί για κάθε χρήστη διαφορετικά.

 

 

10.3 ΦΠΑ και Πρόσθετοι Φόροι

Από το κύριο Μενού επιλέξτε Ρυθμίσεις και στη συνέχεια μεταβείτε στην καρτέλα Πρόσθετοι Φόροι. Ακολουθεί ανάλυση των πεδίων:

image

Βασικό ΦΠΑ

 Τα πεδία αυτά (ΦΠΑ 1,2,3) είναι για να συμπληρώστε τους ισχύοντες φορολογικούς συντελεστές που χρησιμοποιεί η επιχείρηση σας.

Για παράδειγμα μπορείτε να ορίσετε 2 διαφορετικά ΦΠΑ. Το 6,5%, το 13% και να αντιστοιχίσετε στα δωμάτια το 6,5% ενώ σε μια παροχή που πουλάτε πρόσθετα πχ. Νερό το 13%.

Ο κωδικός χρησιμεύει στην αντιστοίχιση κάθε προϊόντος, η περιγραφή είναι για να γνωρίζετε την κατηγορία του ΦΠΑ ενώ ο τίτλος είναι για να εμφανίζετε στο παραστατικό ανάλογα με τις ανάγκες σας.

 

Ρυθμίσεις ΦΠΑ

Εδώ επιλέγετε εάν συμπεριλαμβάνετε ή όχι ο ΦΠΑ.

Η Μη χρήση ΦΠΑ είναι σε περίπτωση που δεν θέλετε να αχρησιμοποίητε το λογισμικό για υπολογισμό ΦΠΑ και να μην γίνετε χρήση παραστατικών από το λογισμικό αλλά χειροκίνητα!

 

Πρόσθετο ΦΠΑ (Μόνο για διαμονή)

Το πεδίο αυτό συμπληρώνετε μόνο εφόσον υπάρξει κάποιος νέος νόμος περί είσπραξης ΦΠΑ. Δηλαδή εάν ο κάθε Νομός είχε δικό του πρόσθετο φόρο όπως για πχ στην Ιταλία 2% τότε αυτό θα συμπληρωνόταν εδώ. Τότε από το σύνολο του ΦΠΑ υπολογίζετε το αρχικό ΦΠΑ και μετέπειτα υπολογίζετε το πρόσθετος φόρος ο οποίος είτε συμπεριλαμβάνετε είτε όχι.

 

Σταθερό ΦΠΑ

Το σταθερό ΦΠΑ συμπληρώνετε εφόσον προβλέπετε από τον νόμο πρόσθετη αξία φόρου όπως για παράδειγμα 1Εθρώ φόρος ανά διαμονή είτε 5% φόρος ανά κράτηση.

Το ποσό αυτό μπορεί να είναι ποσοστιαίο ή αξία. Επίσης δίνετε η δυνατότητα να χρεώνετε κάθε Βραδιά ή ανά διαμονή ή για κάθε άτομο (Ενήλικα ή και τα παιδιά μαζί). Επίσης υπάρχει η επιλογή να προστίθεται ο φόρος μόνο εφόσον είναι ταξιδιωτικό γραφείο.

 

ü  ΠΑΡΑΔΕΙΓΜΑ1 :

Στην Νορβηγία για παράδειγμα υπάρχει 2% πρόσθετη χρέωση ανά διαμονή για κάθε κράτηση από διαδικτυακό τουριστικό γραφείο (Booking, Expedia κλπ.).

 

ü  ΠΑΡΑΔΕΙΓΜΑ2:

Συγκεκριμένοι δήμοι στην Γερμανία έχουν το δικαίωμα να χρεώνουν 2 ευρώ να άτομο ανά βραδιά για κάθε κράτηση υπέρ του δήμου.

 

ü  ΠΑΡΑΔΕΙΓΜΑ3 :

Με το νέο φορολογικό σύστημα στην Ελλάδα, θα υπάρχει από 01/01/2017 πρόσθετος φόρος πληρότητας. Δηλαδή για κάθε βραδιά θα υπάρχει μια πρόσθετη αξία φόρου ανάλογα με την κατηγορία του κάθε καταλύματος.

 

ü  ΠΑΡΑΔΕΙΓΜΑ4 :

Φόροι που εφαρμόζονται στην Νέα Υόρκη.

·         Νέα Υόρκη Φόροι Κράτους:  = 4% ανά διαμονή

·         Νέα Υόρκη Φόροι Δημοτικά τέλη = 4.875% ανά διαμονή

·         Φόρος Πληρότητας = €2 ανά κράτηση + 5.875% ανά διαμονή

·         Πρόσθετη Ημερήσια Χρέωση = €1.50

Κοινώς στα 100 ευρώ καθαρά ανά βραδιά ο φόρος είναι 18,25€ και το σύνολο επομένως 118,25€

 

10.4 Δωμάτια και Τιμές      

Τύποι Δωματίων        

Οι τύποι δωματίων είναι μια γενικότερη ομαδοποίηση των Δωματίων που διαθέτετε.  Παράδειγμα: Έχετε 10 Δίκλινα δωμάτια , 3 Τρίκλινα και 8 Δίκλινα με θέα την θάλασσα. Στους τύπους δωματίων θα προσθέσετε μόνο τις 3 κατηγορίες που έχετε δηλαδή Δίκλινο Δωμάτιο, Τρίκλινο και Δίκλινο με Θέα τη Θάλασσα καθώς επίσης τον μέγιστο αριθμό των ατόμων που διαμένουν.

image

Ο λόγος που γίνετε ομαδοποίηση των δωματίων είναι εάν χρησιμοποιείτε τιμοκατάλογο, να μην χρειάζεται κάθε φορά που ενημερώνετε τις τιμές, να βάζετε σε κάθε δωμάτιο τιμή παρά μόνο στον Τύπο που έχετε ορίσει, με αποτέλεσμα όλα τα δωμάτια στην κατηγορία αυτή να έχουν κοινή τιμή.

 

 

Δωμάτια Προσθήκη / Επεξεργασία    

Εύκολη φόρμα προβολής και επεξεργασίας των δωματίων σας.

image

 

Συμπληρώνετε απλά το Όνομα του δωματίου, τον Αριθμό, τον όροφο (προαιρετικά) και αντιστοιχείτε τον τύπο που έχετε ορίσει στους Τύπους δωματίων.

Επίσης σας παρέχετε η δυνατότητα να ορίσετε μοναδικό χρώμα στο πλάνο για κάποιο ή όλα τα δωμάτια σας.



 

Τιμοκατάλογος           

Ο τιμοκατάλογος σας γλυτώνει από πολύ κόπο καθώς συμπληρώνετε τιμές για κάθε τύπο δωματίου.

image

 

Γίνετε ομαδοποίηση των Δωματίων σε τύπους που έχετε ορίσει με αποτέλεσμα για παράδειγμα: Έχετε 10 δωμάτια από τα οποία τα 3 είναι ίδια, να πρέπει να βάλετε μια μόνο φορά την τιμή και όχι 3 φορές για κάθε δωμάτιο ξεχωριστά.

Αυτό με την σειρά του θα σας βοηθήσει σε νέες κρατήσεις που η τιμή θα ανακτάται αυτόματα καθώς επίσης στο εργαλείο διαθεσιμότητας. Έτσι δεν θα πρέπει κάθε φορά να ψάχνετε τις τιμές σας.

 

 

Πακέτα - Προσφορές

image     

Δημιουργήστε Πακέτα Προσφορών και εφαρμόστε τα στις κρατήσεις σας. Ένα πακέτο προσφορών για παράδειγμα θα μπορούσε να είναι (Προσφορά Σαββατοκύριακο -30%).

 

Πρόσθετες Παροχές - Πωλήσεις        

Μεγιστοποιείστε τα έσοδα σας με την προσθήκη εξτρά, όπως το πρωινό, ειδικά πακέτα, σάουνα, τηλεόραση, κλιματισμό, Wi-Fi και χώρος στάθμευσης που οι επισκέπτες μπορούν να προσθέσουν στη διαμονή τους κατά τη στιγμή της κράτησης!

image

Οι επιλογές που υπάρχουν είναι η περιγραφή που συμπληρώνετε το όνομα της Παροχής, την τιμή, το ΦΠΑ και στην συνέχεια έχετε 3 επιλογές που σας επιτρέπουν να κάνετε χρέωση για:

ü  Χρέωση / Κράτηση: Δηλαδή χρέωση μια φορά μόνο επί τις αξίας.

ü  Χρέωση / Βραδιά: Δηλαδή χρέωση για κάθε βραδιά επί τις αξίας.

ü  Χρέωση / Άτομο: Δηλαδή χρέωση για κάθε άτομο (Ενήλικες + Παιδιά) επί τις αξίας.

 

 

 

10.5 Ταξιδιωτικά Γραφεία

image

Προσθέστε τα συνεργαζόμενα Ταξιδιωτικά Γραφεία με όσες πληροφορίες επιθυμείτε. Εάν σας κρατάνε κάποια προμήθεια όπως η booking.com θα ήταν ωφέλιμο να την προσθέσετε για να έχετε ολοκληρωμένη άποψη των εξόδων της επιχείρησης καθώς θα βλέπετε το ποσό της προμήθειας που  πληρώνετε. (βλέπε ενότητα Αναφορές - Προμήθεια)

 

10.6 Τρόποι Πληρωμής

Εδώ προστίθενται κάθε είδους τρόπους πληρωμής που δέχεστε και για κάθε είδος τραπεζικής κάρτας το μαρκάρουμε με την Ένδειξη «Πιστωτική Κάρτα» και συμπληρώνουμε την προμήθεια.

image

Συμπληρώνοντας την προμήθεια το σύστημα υπολογίζει αυτόματα την προμήθεια που πληρώνετε έτσι ώστε να έχετε πιο ολοκληρωμένη εικόνα. (βλέπε ενότητα Αναφορές – Προμήθεια)


 

10.7 Κατηγορίες Εγγύησης

Προσθέστε όσες κατηγορίες επιθυμείτε έτσι ώστε να έχετε μια χρωματική εικόνα στο πλάνο σας γνωρίζοντας πως για παράδειγμα οι κρατήσεις με το κίτρινο χρώμα είναι οι εξοφλημένες ενώ οι κόκκινες οι ακυρώσιμες και λοιπά.

image

Οι κατηγορίες που συνήθως προστίθενται είναι οι εξής: Ακυρώσιμη Κράτηση, Αναμονή Προκαταβολής, Προκαταβολή οκ, Μη επιστρέψιμη χρέωση, Εξοφλήθη και ότι άλλο θελήσετε εσείς.

Απλά Ορίζετε το όνομα της Κατηγορίας και το χρώμα.

 

 

10.8 Οροφοκομία

image

Προσθέστε το δικό σας τύπο καθαριότητας όπως για παράδειγμα καθημερινή καθαριότητα, αλλαγή πετσετών ή κλινοσκεπασμάτων, γενική καθαριότητα (βλέπε ενότητα Ρυθμίσεις -> Οροφοκομία) και το λογισμικό θα δημιουργεί αυτόματα καθημερινές αναφορές καθαριότητας με βάση την συχνότητα που έχετε ορίσει! 

 Η επιλογή «Καμία ενέργεια την τελευταία βραδιά» είναι για να μην πραγματοποιηθεί ο τύπος της καθαριότητας την τελευταία μέρας της κράτησης. Για παράδειγμα  ένα δωμάτια μένει για 4 βράδια

 

 

10.9 Ρυθμίσεις Email και Επιστολών         

Ετοιμάστε τα μηνύματα που θα αποστέλλονται στους πελάτες σας ένα εύλογο διάστημα ημερών πριν ή μετά το check-in και check-out ή την επιβεβαίωση κράτησης…. e-mail Προσφοράς, Απόδειξης κτλ. 

Χρησιμοποιήστε τα πρότυπα μας ή δημιουργήστε τα δικά σας τα Email Πρότυπα και στην κάθε στήλη στην εικόνα παραπάνω προσθέστε το δικό σας αρχείο.

Το αρχείο πρέπει να είναι της μορφής Κειμένου .txt και για το πρότυπο του παραστατικού θα πρέπει να είναι είτε της μορφής Κειμένου .txt είτε Microsoft Word (.doc ή .docx).

image

Για να αποστέλλετε αυτόματα Email θα πρέπει να ενεργοποιήσετε την αποστολή Email και να συμπληρώσετε τις ρυθμίσεις του παρόχου σας. Οι ρυθμίσεις αυτές δίδονται από τον πάροχο

 

Τα πεδία που αντικαθίστανται θα πρέπει να περιέχουν ακριβώς το παρακάτω κείμενο.

Ø  Στοιχεία Καταλύματος

[*HOTEL NAME*]

[*ADDRESS*]

[*POST_CODE*]

[*CITY*]

[*STATE*]

[*COUNTRY*]

[*PHONE*]

[*FAX*]

[*WEBSITE*]

[*EMAIL*]

[*TAX_OFFICE*]

[*TAX_ID*]

[*OWNER*]

 

 

Ø  Στοιχεία Πελάτη

{GuestCode}

{Title}

{FirstName}

{LastName}

{Address}

{City}

{PostCode} 

{State}

{Country}

{Phone}

{Mobile}

{Fax}

{Email}

{Company}

{Tax_ID}

{Tax_Office}

 

Ø  Στοιχεία Κράτησης

{ArrivalDate}

{DepartureDate}

{RoomDescription}

{RoomRate}

{RoomTotal}

{RoomPayments}

{RoomBalance}

{InvoiceText}

{InvNo}

{InvDate}

{RoomNo}

{TotalExcl}

{Tax}

{TodayDate}

 

Ø  Πολιτικές Καταλύματος

{Cancellation_Policy}

{Deposit_Policy}

 

 

11. Διαχείριση Βάσης Δεδομένων

image

 

 

11.1 Δημιουργία / Επαναφορά Αντίγραφου Ασφαλείας

Πιέστε Δημιουργία ή Επαναφορά για αντίγραφο ασφαλείας της Βάσης δεδομένων σας.

Σας προτείνουμε να κρατάτε συχνά αντίγραφα για αποφυγή τυχόν ανεπιθύμητης ενέργειας / βλάβης του υπολογιστή σας.

 

 

11.2 Εισαγωγή / Εξαγωγή Δεδομένων      

image

Έχετε την δυνατότητα να Εισάγετε / Εξάγετε εγγραφές της βάσης δεδομένων σας από άλλο υπολογιστή – λογισμικό δικός μας που χρησιμοποιείτε.

 

 

11.3 Εκκαθάριση / Επιδιόρθωση Βάσης Δεδομένων      

Σε περίπτωση που εμφανιστεί κάποιο απρόβλεπτο σφάλμα μπορείτε να επαναφέρετε τις ρυθμίσεις του λογισμικού καθώς επίσης να εκτελέσετε επιδιόρθωση της βάσης δεδομένων.

Η εκκαθάριση διαγράφη τις εγγραφές τις βάσεις δεομένων ανάλογα με το είδος που θα επιλέξετε όπως για παράδειγμα διαγραφή όλων των κρατήσεων και λοιπά.

 Συνιστάται η δημιουργία αντιγράφου ασφάλειας πριν εκτελέσετε οποιαδήποτε ενέργεια εδώ.

 

 

12. Έλεγχος για ενημερώσεις του Λογισμικού

image

Για να ελέγξετε εάν υπάρχει Νέα διαθέσιμη ενημέρωση μεταβείτε στο πάνω αριστερό μέρος του λογισμικού, στο εικονίδιο με το θαυμαστικό και πιέστε το μενού Έλεγχος για ενημερώσεις.

Εφόσον υπάρχει Νέα ενημέρωση ακολουθήστε τις οδηγίες για να την εγκαταστήσετε.

 

 

13. Σχετικά με την Novus Conceptus

Στην NovusConceptus LTD, αναγνωρίζουμε ότι η προστασία της ιδιωτικής ζωής και των πελατών σας είναι σημαντική.

 

Η δέσμευσή μας είναι να σας προστατεύσουμε έναντι της ιδιωτικότητας και να λάβουμε τα απαραίτητα μέτρα για να επιτευχθεί αυτό.

 

 Κάθε είδους πιστωτικές κάρτες, κωδικοί πρόσβασης καθώς και λοιπά ευαίσθητα δεδομένα που αποθηκεύονται στο λογισμικό μας, είναι πλήρες κρυπτογραφημένα και απόλυτα ασφαλής.

 

 

14. Αρχείο καταγραφής και κωδικοί σφαλμάτων

Το αρχείο καταγραφής ελέγχου καταγράφει όλες τις αλλαγές που εκτελείτε.

Τα δεδομένα που καταγράφονται είναι: Κρατήσεις  (Νέα, Επεξεργασία, Ακύρωση), Πελάτες (Νέος, Επεξεργασία, Διαγραφή) καθώς και τις ώρες εκκίνησης και τερματισμού του λογισμικού.

Χρησιμεύει για έλεγχο κινήσεων του κάθε χειριστή καθώς και στην αντιμετώπιση σφαλμάτων .

 

Οι κωδικοί σφαλμάτων που μπορεί να αντιμετωπίσετε κατά την χρήση:

 

Σφάλμα

Μήνυμα οθόνης

Επίλυση

#E0

Η Κράτησή δεν μπορεί να ολοκληρωθεί!

Η κράτηση έχει διαχωριστεί. Παρακαλώ αναιρέστε το Split πρώτα

#E1

Η Κράτησή δεν μπορεί να ολοκληρωθεί!

Παρακαλώ ελέγξτε εάν το επιλεγμένο δωμάτιο είναι κενό κατά την Ημερομηνία Άφιξης που ορίσατε!

#E2

Η Κράτησή δεν μπορεί να ολοκληρωθεί!

Παρακαλώ ελέγξτε εάν το επιλεγμένο δωμάτιο είναι κενό έως την Ημερομηνία Αναχώρησης που ορίσατε!

#E3

Η Κράτησή δεν μπορεί να ολοκληρωθεί!

Παρακαλώ ελέγξτε εάν το επιλεγμένο δωμάτιο είναι κενό για την περίοδο που ορίσατε!

#E22

Η Κράτησή δεν μπορεί να ολοκληρωθεί!

Παρακαλώ ελέγξτε εάν το επιλεγμένο δωμάτιο είναι κενό για την περίοδο που ορίσατε!

#E33

Η Κράτησή δεν μπορεί να ολοκληρωθεί!

Παρακαλώ ελέγξτε εάν το επιλεγμένο δωμάτιο είναι κενό για την περίοδο που ορίσατε!

#E44

Η Κράτησή δεν μπορεί να ολοκληρωθεί!

Παρακαλώ ελέγξτε εάν το επιλεγμένο δωμάτιο είναι κενό για την περίοδο που ορίσατε!

#Ε45

Έχει παρουσιαστεί κάποιο σφάλμα.

Παρακαλώ επανεκκινήστε το λογισμικό.

#E79

Έχει παρουσιαστεί κάποιο σφάλμα στο αντίγραφο ασφαλείας!

Επανεκκινήστε το λογισμικό και προσπαθήστε πάλι. Εάν συνεχίζετε το σφάλμα κάντε μια επανεκκίνηση του υπολογιστή σας. Εάν δεν επιλυθεί παρακαλώ επικοινωνήστε μαζί μας

#E129

Ένα σφάλμα συνέβη!

Παρακαλώ επανεκκινήστε το λογισμικό. Γίνετε προσπάθεια δημιουργίας αντιγράφου ασφαλείας

 

 

 

 

COPYRIGHT © 2014-2016 NOVUS CONCEPTUS LTD.  HOSPITALITY SOLUTIONS